Net als een klein groeiend plantje, is de klantenservice van allerlei bedrijven ook door de jaren heen gegroeit. Menig ondernemer is haar bedrijf begonnen zonder- of met minimale klantenservice. Vaak ontstaat de klantenservice door ontevreden klanten, aangezien u hier natuurlijk goed op moet reageren. In deze blogpost bespreken wij de evolutie van de klantenservice.
Het begin van klantenservice
Of u nu lang of kort een ondernemer bent, vroeg of laat zal iedere ondernemer een keer te maken hebben met een ontevreden klant. Echter, voorbereiding op deze ontevreden klanten is essentieel bij iedere bedrijfsvoering. Goede klantenservice kan een ontevreden klant namelijk omkeren naar een tevreden klant. Zorg daarom dat u voorafgaand van het lanceren van uw product en/of dienst heeft nagedacht over de extra service die u aanbiedt. Hoe reageert u als een product/dienst niet naar behoren werkt? En biedt u vervangende producten of diensten aan?
Een aantal jaren terug was de gemiddelde klantenservice afdeling nog van minimale grote. Maar met de groei van het bedrijfsleven en door de komst van het internet heeft de klantenservice grote veranderingen ondergaan. Men kan haar mening uiten op verschillende manieren via het internet wat het imago van een bedrijf serieus kan schaden, maar ook zeker kan versterken. Zorg dat u dit altijd in gedachte houdt bij het starten van uw bedrijf. Reacties op het internet zijn namelijk nagenoeg moeilijk te verwijderen en kunnen dus een duidelijke indruk achterlaten.
Uw bedrijf groeit, wat nu?
In de eerste fase van uw bedrijf had u waarschijnlijk ook een beperkte klantenservice. Nu uw bedrijf groeit, is het enorm belangrijk dat uw klantenservice ook mee groeit. Meer klanten zorgen voor meer vragen, dus wees voorbereid.
Automatisering moet hoog in uw lijstje staan wanneer u uw klantenservice wilt stroomlijnen. Een eerste logische stap is om een goed doordachte FAQ (frequently asked questions) op te stellen. Welke vragen zijn er door de jaren heen aan u gesteld? En welke vragen verwacht u nog in de toekomst? Neem deze allemaal mee in uw FAQ, en vermeld deze duidelijk op uw website. Dit kan al veel mensen helpen.
Andere klantenservice tips:
• Automatische ontvangstbevestingen
• Snelle reactietijd
• Klantenservice software
• Gebruik social media
• Chat op uw website
De bovenstaande manieren zijn laagdrempelig en helpen u goed op weg om uw klantenservice goed in te richten. Verder zijn er ook talloze CRM (customer relationship management) systemen verkrijgbaar, waarmee u uw klantenservice naar een ander niveau tilt. Een CRM systeem helpt u namelijk om vragen en klachten te categoriseren zodat u daadkrachtig en snel kunt reageren.
Heeft u slechts enkele klanten? Focus dan op flexibiliteit en klantgerichte oplossingen. Sta deze klant als het kan zo persoonlijk mogelijk te woord zodat u vragen of problemen zo goed mogelijk kunt verhelpen. Want zoals het gezegde luidt; ‘De klant is koning’.