Behalve dat uw klantenservice goed moet functioneren om uw klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn is het ook belangrijk dat de mensen die er werken een goede werkplek hebben. Als iemand fulltime bij de klantenservice werkt is een goede stoel en een goed bureau natuurlijk van groot belang. Het advies is om na twee uur werken een kwartier te ontspannen, dit geldt zeker als het werk voor de klantenservice intensief is. Geef de medewerkers dan de gelegenheid om even de benen te strekken.
Hoe wordt hinder van andere gesprekken voorkomen?
Als uw klantenservice uit meerdere personen bestaat dan ligt al snel de klacht op de loer dat men zich niet goed op het eigen gesprek kan concentreren omdat er teveel bijgeluiden zijn van andere gesprekken. Werk daarom bij voorkeur met headsets, dit verhoogt de concentratie. Dan nog krijgen uw medewerkers natuurlijk delen van gesprekken van anderen mee. Zet bureaus van medewerkers van de klantenservice daarom niet te dicht bij elkaar. Door te kiezen voor een ruime opzet wordt hinder van de gesprekken die collega’s voeren zo veel mogelijk voorkomen. Eventueel kunt u ook werken met schermen tussen de bureaus als de ruimte beperkt is.
Zorg voor goede voorzieningen op de werkplek
Een klantenservice medewerker die ook een computer moet bedienen, bijvoorbeeld om in het systeem informatie op te zoeken, aantekeningen te maken of andere zaken te regelen, moet beschikken over een scherm dat groot genoeg is om zonder problemen snel te kunnen lezen. De computer moet snel genoeg zijn, het is heel irritant als uw klantenservice medewerker steeds moet wachten tot informatie geladen is. Het handigst is als u kiest voor een programma waarin de medewerker aan de telefoon in één oogopslag zo veel mogelijk informatie kan raadplegen en de info die nog ontbreekt snel kan worden aangeklikt. Hoe vlotter een beller kan worden geholpen, hoe groter de kans is dat deze naar tevredenheid kan worden geholpen.
Goede klimaatbeheersing is van groot belang
Voor alle werkplekken, maar zeker voor de klantenservice, geldt dat goede klimaatbeheersing van groot belang is. Een collega die uren aan de telefoon zit moet geen last hebben van kou of warmte, maar er moet ook voldoende (dag)licht beschikbaar zijn. U wilt immers niet dat medewerkers ziek worden omdat ze iedere dag met hoofdpijn achter hun bureau vandaan komen. Dit kan namelijk leiden tot een hoger ziekteverzuimcijfer wat uiteindelijk ook consequenties heeft voor uw bedrijfsresultaat.