Er kunnen verschillende redenen zijn waardoor uw klantenservice niet bereikbaar is. Er kan een technische storing optreden waardoor u bijvoorbeeld telefonisch niet bereikbaar bent of de online chat op uw website het niet doet. Daarnaast kunnen er redenen zijn van persoonlijke aard. Als gevolg van ziekte kan het gebeuren dat uw telefonisten niet aanwezig zijn. Als er ook geen vervanger beschikbaar is en de telefoon niet wordt opgenomen is dat natuurlijk heel vervelend, maar overmacht kan iedereen overkomen.
Neem direct contact op met een technicus
Als de storing binnen uw bedrijf zit, laat dan uiteraard zo snel mogelijk een technicus invliegen om het probleem op te lossen. Dit is iets wat niet kan wachten, zeker niet als u dagelijks tientallen of zelfs honderden klantcontacten heeft. Bedenk dat mensen die toch al boos of geïrriteerd zijn een storing heel vervelend vinden en het zal ervoor zorgen dat hun irritatie alleen nog maar toeneemt. Als de storing niet snel kan worden verholpen is dat natuurlijk heel vervelend, maar dan heeft u in ieder geval alle acties ondernomen die binnen uw mogelijkheden liggen.
Zet alternatieve middelen voor communicatie
Als uw telefooncentrale niet meer werkt, schakel dan zo snel mogelijk over op een alternatief zoals WhatsApp of een videocall systeem zoals Skype. Als u geen internetverbinding heeft wordt dat natuurlijk lastig. In geval van nood, bijvoorbeeld als de bereikbaarheid van uw organisatie van levensbelang kan zijn, zoals bij zorgverleners, is het belangrijk om een alternatief telefoonnummer beschikbaar te hebben zodat een klant in geval van nood toch contact kan opnemen.
Communiceer duidelijk over de storing
Zorg ervoor dat een klant die contact zoekt direct te horen of lezen krijgt dat er een probleem is. Als uw telefooncentrale is uitgevallen kunt u soms nog wel een melding laten horen aan bellers. Als dat ook niet kan, laat dan een bericht op uw website zetten of gebruik uw sociale media om uw klanten te laten weten dat uw klantenservice uit de lucht is. Uiteraard kunt u, als uw internetverbinding nog wel werkt, klanten via sociale media te woord staan, maar let hierbij wel op de privacy van uw klanten. Hopelijk duurt de storing niet lang en kunt u uw klanten snel weer op de gebruikelijke wijze te woord staan.