Het is vandaag de dag mogelijk om te kiezen uit verschillende opties als u een telefoonnummer nodig heeft voor uw klantenservice. Het is vaak handig om hier een apart nummer voor te gebruiken, tenzij het gaat om een heel kleine organisatie. Grote bedrijven die werken met een callcenter voor hun klantenservice gebruiken allemaal een apart telefoonnummer dat los staat van het nummer waarop bijvoorbeeld het hoofdkantoor bereikbaar is of filialen in het land. Het is aan te raden om een telefoonnummer te kiezen dat gemakkelijk te onthouden is. Een nummer met veel verschillende cijfers is vaak moeilijker te onthouden dan een nummer waar een bepaald ‘ritme’ in zit.
Moeten klanten betalen voor de klantenservice?
Als u kiest voor een betaald telefoonnummer voor de klantenservice dan zijn er twee opties. U kunt een lokaal nummer gebruiken. Hiervoor betaalt de beller de normale belkosten die hij ook betaalt als hij een familielid of vriend belt. Daarnaast kunt u een 0900 nummer als klantenservice nummer in gebruik nemen. Als u voor deze optie kiest is het verplicht om voorafgaand aan het gesprek de beller te melden wat de kosten per minuut of per gesprek zijn. Als de klant per minuut betaalt moet u in dit bericht laten opnemen wat de maximale kosten per gesprek zullen zijn.
Gratis bellen naar de klantenservice
Het is natuurlijk voor uw klanten optimale service als u een gratis telefoonnummer beschikbaar stelt voor de klantenservice. Gratis nummers beginnen altijd met 0800. Wel is het zo dat een mobiele beller dan nog wel de kosten betaalt voor het gebruik van de mobiele telefoon, maar er zijn geen extra kosten aan een gesprek verbonden. Een nadeel kan zijn dat mensen wel erg makkelijk naar uw klantenservice bellen omdat het nummer toch gratis is. Maar in de praktijk komt het niet heel regelmatig voor dat een bedrijf met een gratis klantenservice telefoonnummer wordt ‘platgebeld’ met onzin telefoontjes.
Het 085-telefoonnummer
Bedrijven met vestigingen in verschillende delen van het land kiezen vaak voor een klantenservice nummer dat begint met 085. Dit nummer is locatie onafhankelijk. De klant hoeft dan geen keuze te maken welke van uw 25 filialen hij moet bellen met een vraag of een klacht. U kunt de binnenkomende gesprekken op het 085-telefoonnummer uiteraard op iedere gewenste locatie beantwoorden. Het telefoonnummer wordt gekoppeld aan uw telefooncentrale, ongeacht waar deze staat. Een 085 nummer is dan ook ideaal voor een klantenservice die op een andere locatie is gevestigd, zoals bij uitbesteding van de klantenservice aan een callcenter.