Sinds de uitbraak van het coronavirus is het dringende advies om thuis te werken als dat mogelijk is. Het lijkt in eerste instantie lastig om medewerkers van uw klantenservice thuis te laten werken. Normaal zitten ze immers achter een telefoon en hebben de beschikking over het computersysteem van het bedrijf om snel zaken op te zoeken en indien van toepassing op afstand te regelen. Maar de techniek staat voor bijna niets. Veel is ook vanuit huis te regelen. Het enige wat de medewerker nodig heeft is een telefoon en een internetaansluiting.
Zorg voor goede terugkoppeling als uw klantenservice medewerkers vanuit huis werken
Als uw medewerkers vanuit huis werken is het belangrijk dat ze van elkaar weten wat er speelt. Stel er is een probleem waar ineens veel over gebeld wordt, te late levering van producten, of u bent internetprovider en er is een grote storing, dan is het natuurlijk belangrijk dat alle betrokkenen hiervan zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld. Zo kunnen zij aan bellers de juiste informatie geven. Maar ook als een klant onredelijk tekeer is gegaan tegen een medewerker moet dit meteen worden gemeld, zodat hij of zij niet hetzelfde kan doen bij een collega.
Bepaalde klantcontacten kunnen prima vanuit huis worden onderhouden
Is het misschien wat lastig om telefonische klantenservice vanuit huis te regelen, bepaalde andere vormen van communicatie kunnen natuurlijk prima vanuit huis. Denk aan contact via e-mail of via de online chat van de website van het bedrijf. Met simpele aanpassingen kan een medewerker vanuit huis mail namens het bedrijf versturen, en ook het bedienen van een online chatdienst is prima vanuit huis te regelen. Het grote voordeel is natuurlijk dat uw medewerker geen tijd meer kwijt is met reizen en daardoor de tijd efficiënter benutten. Ook wordt het op deze manier eenvoudiger om wisselende diensten te draaien. Medewerkers zijn immers niet meer afhankelijk van drukte op de weg of de tijden waarop het openbaar vervoer rijdt.
Zijn er ook nadelen aan klantenservice vanuit huis?
Het belangrijkste nadeel van het werken voor de klantenservice vanuit huis is dat er minder mogelijkheden zijn om te overleggen met collega’s. Even snel ruggenspraak plegen is vaak lastiger of helemaal niet mogelijk. Dat kan betekenen dat de klant misschien wat langer op een antwoord of reactie moet wachten. Als de klantenservice medewerker niet meteen adequaat kan antwoorden op een vraag of klacht is het belangrijk dat de klant duidelijkheid krijgt over wanneer er een reactie komt. Als die afspraak wordt nagekomen is het in de meeste gevallen geen probleem.